プレスリリースの書き方とコツ・作成時の注意点

公開日:2022/10/31 最終更新日:2022/11/14

プレスリリースの書き方とコツ・作成時の注意点
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企業が広報活動を行っていく上で基本となるのがプレスリリースの作成・配信です。

プレスリリースをきちんと作成し配信することでメディアに取り上げられる機会が増え、発信したい情報を世の中に伝えることができます。

この記事ではプレスリリースとはどんな目的で作成されるのか、そのメリットを改めて確認していきつつ、作成時の注意点やコツを紹介していきます。

プレスリリースとは?

プレスリリースとは新商品や新サービス、イベントなどをニュース素材として簡潔にまとめた報道用広報資料のことで、企業がメディアを通して社会に向けて広く発表する基本的なツールです。

メディアはプレスリリースから企業の新商品やサービス、技術など生活者に有益になりそうな基本的な情報を得て、記事にします。

プレスリリースを配信する目的

プレスリリースを配信する目的は、自社の活動についてメディアで取り上げてもらい、結果的に自社の認知獲得やブランディングに活かすことが目的です。

先述したとおり、メディアはプレスリリースを起点として情報を編集し、ニュースとして取り上げています。ですので、そのニュースの材料となる情報を発信することで、メディアに情報を届けることができ、多くの人に情報を届けることができます。

ここで重要なことはプレスリリースは広告ではなく、ニュースを作る材料であるということです。あくまでメディアがニュースを作るための情報提供ですので、ニュース性のある情報である必要があります。新しいこと、社会性があること、話題性があることなどニュース性を意識して作成することが重要です。

プレスリリースを配信するメリット

プレスリリースがどのような目的で作られ配信されるものなのかがわかったところで、ここからはどのようなメリットがあるのか紹介します。

無料で情報配信ができる

まず1つ目のメリットは無料で実施できることです。

プレスリリースは自社で作成し、メディアに直接送ればお金をかけることなく実施ができます。ただし作成・配信と人件費はかかります。作成になれるまでや自社にメディアリストがない場合は代行会社に依頼したほうが、実質的に安く済むということも珍しくありませんので、慣れるまでは代行会社を利用するのもおすすめです。

メディアに掲載される可能性がある

無料で配信できるプレスリリースですが、配信したプレスリリースはテレビや新聞、雑誌、webメディアなどに掲載される可能性があります。

大手のメディアになれば視聴者や読者数は数百万を超えるなど、非常に大きな効果があります。

信頼性が得られる

テレビ番組や記事として取り上げられることで、広告よりも信頼性の獲得に繋がります。

継続的な発信によって信頼の獲得とともに、企業活動の姿勢や理念も伝わり、認知度も向上することで、企業のブランド構築ができ、結果的に売上げ向上も見込むことができます。

ただし売上への寄与は中長期的なメリットです。配信したらすぐに売上につながるものではありませんので、予め特性を理解した上で活動を行うようにしましょう。

企業がブランディング活動を行うメリットについては以下の記事で詳しく解説しています。

ブランディングとは?メリットと手順を解説

プレスリリースを配信するときの注意点

お金をかけることなく実施でき、大きなメリットが見込めるプレスリリース配信ですが、実施する際には注意点もあります。

1つ1つを確認した上で実施するようにしてください。

メディアが活用するための情報だと意識する

プレスリリースはメディアに拡散される可能性があるので、できれば売上に直結するような情報を配信したくなることもあります。

しかしプレスリリースはあくまでメディアに対してニュース性のある情報を提供するものであり、広告ではありません。

あまりに広告のようなプレスリリースを配信し続けていると、メディアに掲載されないだけではなく、〇〇という企業のプレスリリースは今後読む必要がないと判断されてしまう可能性もあります。

・プレスリリースはニュース性のある情報をメディアに提供するもの
・中長期的な目線でメディアとの関係性を構築していくもの

と捉えてプレスリリースを作成・配信するようにしましょう。

どのように取り上げられるかはコントロールができない

広告であれば枠を購入し、購入した場所に指定した期間で掲載ができるものの、プレスリリースを配信しメディアに取り上げてもらうという活動は、メディアが掲載可否を判断するものですので、配信者がコントロールできるものではありません。

またメディアに掲載される情報も、自社がプレスリリースを通して発表した情報をメディアが編集してから発信がされます。ですので、思っていた通りの掲載内容にならない場合もあることは予め理解しておきましょう。

このようにプレスリリース(広報)は特徴がありますので、広告と広報どちらが優れいているという捉え方ではなく、上手に組み合わせいくことが重要だといえます。

使い分けやそれぞれの特徴について詳しく知りたい方は、以下の記事も読んでみてください。

広告とPRの違い

掲載を獲得する!プレスリリース作成のポイント

①できれば1枚目で簡潔に伝わるように

リリースの枚数に制限はないものの、簡潔に情報をまとめるに越したことはありません。不複数枚になる場合には1枚目に要点をまとめるように、1枚見れば全体のまとめや雰囲気はわかるような構成にしましょう。

②タイトルは端的に

貴社に興味を持ってもらうためには、タイトルで端的に魅力を伝える必要があります。何を伝えたいのか、推しとなるポイントはなんなのかを明確にすることとともに、記者の目を引く切り口を考えてタイトルを構成するようにします。

商品のポイントを捉えた短い言葉が書いてると目を引きやすいです。

③リード文は5W1H

リード文の目安は5~6行程度です。企業名で書き出し、5W1H(誰が、いつ、何を、どこで、なぜ、どうやって)をきちんと整理して記載しましょう。

また5W1Hに加えて数字に関する情報(いくつ、いくら)を盛り込むことで、より具体的に情報の伝達が可能です。

④本文でリード文より詳細に説明

商品やサービスを主語にして書き出し、開発(市場)背景や商品の特徴や性能、数量情報(価格、販売計画数)等を説明しましょう。

説明文を書くときには「すごい」「最高の」などの形容詞はなるべく使わないようにします。あくまでプレスリリースは記者に届けるための情報であり、広告ではありません。形容詞になるような表現を判断するのは記者側になりますので、こちらから情報を押し付けるものではないと理解しておく必要があります。

⑤用語解説をつける

詳細に情報を伝えようとしたときに使ってしまいがちなのが専門用語です。社内用語や業界用語は出来る限りしようしないことがベターではありますが、使わざる得ない場面もあります。

このような場合は用語解説となる注釈を記載するようにしましょう。専門用語に関しては別項でわかりやすく解説をつけることをおすすめします。

⑥写真や画像を添付する

言葉で説明しきれないもの、写真の方がより伝わるもの、図解した方がサービス内容が理解しやすい内容の場合は写真や画像を添付するのも効果的です。

⑦会社概要・問い合わせ先を明記する

記者が発信元の会社を調べる手間を省くように会社概要も記載しておきましょう。また誰宛に連絡をすればいいのかわかるように担当部署、担当者(できれば複数名)、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記載しましょう。

その他、上記以外にもプレスリリースを作る上で注意したい点やポイントを以下の資料でまとめていますので、プレスリリースを作成する際に利用してみてください。

プレスリリースの作成のポイント・注意点

まとめ

プレスリリースの書き方にはある程度決まった形があります。

基本となる構成を抑えた上で、自社が発信したい内容を継続的に発信していくことでメディアへの露出を獲得していくことができます。

タイトルやリード文などいろいろな切り口を試してみて、取り上げられやすいリリースの傾向をつかんでみてください。

以下でプレスリリース作成の基本をダウンロードできますのでぜひご活用ください。

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