広報部門の役割と立ち上げ方
公開日：2021/11/30 最終更新日:2023/06/06
広報は自社のことをより多くの人に知ってもらうために重要な仕事ですが、中小企業・大企業問わず広報部がなかったり、広報活動をしていない企業も珍しくありません。
広報活動と聞くと人員や資金が多くかかるという印象もありますが、実はあまり費用をかけずとも広報部を立ち上げ、活動を開始できます。
この記事では
・広報とはどんな業務なのか
・広報部を立ち上げるためには何をしたら良いか
について紹介していきます。
広報部を立ち上げる際、広報活動を始めるときの参考にしてください。
目次
広報活動とは？
広報・PR部門の立ち上げについて解説する前に、まずはそもそも広報活動とはどんなことを指すのか改めて見ていきましょう。
「広報」は「PR」と表現されることもありますが、PRとは、”Public Relations”の略で「Public＝一般の人々」と「Relations＝関係性」をつくるという意味です。
企業はさまざまな経済活動をしていますが、より円滑に企業活動を遂行するためには、自社の活動内容を正しく社会に認識してもらい、認知や印象、つまり信頼を構築していくことが重要となります。
企業における広報活動の目的は継続的な対話関係を作り、関係者との信頼を構築していくことになります。関係性を作ることが広報活動の目的となり、ただ発信することは広報活動ではないという点は共通認識として持っておきましょう。
広報とは？広報活動とは？など広報の基礎知識について知りたい方はこちらの記事も参照してください。
広報部・広報担当者の仕事
関係者との関係性を構築していく広報部の仕事には、大きく分けて「社外広報」と「社内広報」の２つがあります。
それぞれ簡単にまとめると次のとおりです。
■社外広報とは
社外の全ての人・企業に向けて自社の情報を届け、関係性を築く活動
（例）プレスリリースの作成・メディア対応 など
■社内広報とは
自社の社員に向けて自社の情報を届け関係性を築く活動
（例）社内報の作成・社内イベントお知らせの共有 など
社外広報と社内広報はそれぞれ違う役割があるため、それぞれの意味合いを理解し広報活動を行うようにしてください。
近年は社員のエンゲージメント向上を目的とする社内広報を実施する企業も増えてきています。興味のある方は以下の記事も読んでみてください。
▶社内広報とは？やり方や具体的手法について詳しく読む
広報部立ち上げ方法
広報活動がどのようなものなのか改めて見てきたところで、ここからは実際に広報部を立ち上げる流れを解説しています。
それぞれのステップで注意すべき点もまとめていますので、広報部立ち上げの参考にしてください。
STEP1 広報活動の目的を明確にする
まず行うべきは「なぜ広報活動をするのか」という目的を明確にすることです。
目的を明確にしないと今後作成する広報計画にブレが生じてしまい、効果的な広報活動を行えなくなるからです。
目的は様々ですが、
・会社や商品の認知向上
・会社のイメージアップ
・採用強化
など、何のために広報活動をするのかが各々の認識でぶれてしまわないように注意しましょう。
広報・PRのよくある失敗については以下の資料でも紹介していますので、気になる方は読んでみてください。
STEP2 中間目標と最終目標を策定する
目的と同時に大切になるのが目標です。
目標がないまま活動をスタートさせてしまうと、費用対効果もわからずに継続すべきなのか否か、どのくらいの予算を使っていいのか、途中レビューをどうすればいいかなど活動の計画を立てることができません。
広報活動の効果を測定するためにも、まずは最終的にたどり着きたい目標を設定しましょう。
また最終目標だけですと、全体の中でどこまで活動が進んでいるのか判断がしづらく、モチベーションを維持することが難しくなるので、中間目標を設定しておくのがおすすめです。
中間目標を設定することで、PDCAの管理もしやすくなりますので、細かな目標も随時設定し活動を行うようにしましょう。
STEP3 広報計画を策定する
目標を立てたら、具体的にどう行動していくかといった広報計画を立てます。
最終目標や中間目標を達成するためには、○月には何をする必要がある、○月にはイベントがあるので、それにあわせて前月には広報として☓☓をするなど、広報計画に関しては年間を細かく分け行動を管理するのがおすすめです。
広報計画の立て方に関しては以下の記事でも詳しく解説しているので、気になる方は読んでみてください。
STEP4 広報手段を作成する
最後に必要なことは発信したい情報を多くの人に届けるための広報手段の作成です。
例えば社外広報ではプレスリリースの作成やファクトブックの作成、自社ブログやSNSの開設、社内広報では社内報の作成などが挙げられます。
色々とできることはありますが、広報活動がはじめての方には、まずプレスリリースの作成をおすすめします。
プレスリリースはメディアに取り上げてもらうための素材になるもので、広報手段の中で一番取り組みやすい手段でもあります。無料で使えるプレスリリースの配信代行もあるのでそちらを活用してもいいかもしれません。
■無料で使えるプレスリリース配信サービス
・プレスウォーカー（https://presswalker.jp/）
・バリュープレス（https://www.value-press.com/）
広報部立ち上げ時の注意点
広報部の立ち上げの流れを紹介してきましたが、ここからは立ち上げ時の注意点を紹介します。
①広報部の立ち上げがゴールではない
広報部の立ち上げはあくまでスタートであってゴールではありません。
成果がすぐ出るにこしたことはありませんが、広報活動は広告とは違いすぐに効果が見えるものではありません。続けて行くことで徐々に効いてくるものですので、短期的な目線ではなく長期的に目標や行動計画を立て、活動を続けていくようにしましょう。
活動を初めてみたものの、なかなか効果が見えないときにすぐにやめてしまえば、効果もゼロになってしまいます
これまでと違う方法で広報活動をしてみる、外部の会社に広報活動の手伝いをしてもらうなど、色々な方法を検討し広報活動を続けることが大切です。
②プレスリリースを一つ出しただけで満足しない
プレスリリースの作成は広報の代表的なものですが、一つ出しただけですぐに効果が出るものではありません。
プレスリリースを出し続けることで、最新情報を発信しているというアピールができるからです。
しかし、広報部ではプレスリリースを出し続ける中でネタがなくなってしまうといった悩みも多く聞きます。外部の会社にプレスリリースの作成をお願いしたり、プレスリリースの作成以外にも広報としてできる仕事は沢山あるので違うアプローチを考えることも検討しましょう。
③広報ルールを社内でしっかり共有しておく
一度でも炎上してしまうと、せっかく築いてきた信用もガタ落ちしてしまうことが多いです。そのため、炎上しないように社内で広報ルールを作っておくことが大事になります。
発信する前のチェックリストなど、運用時のチェックを徹底するようにしましょう。
広報部の立ち上げについて まとめ
ここまで広報部の立ち上げの方法を説明してきました。
立ち上げ手順自体はシンプルなものですが、広報経験がない状態で広報部を立ち上げようとすると不安になる方も多いと思います。そんなとき、プロに見てもらうことも一つの手段です。知識やノウハウを持っているため、より効果が出る広報活動を提案することができます。
もし、広報部の立ち上げに不安を感じたら、弊社に相談してみませんか？
弊社では「広報部設立支援」という形で、企業様と1～2年間広報活動を一緒に行うと同時に教育も行うことで自走できる広報部門づくりをお手伝いさせていただきます。また、貴社の現状や目指す姿などお聞きした上で、貴社にあった広報活動の方法をご提案させていただきます。
少しでも気になる方は、お問い合わせ窓口までお気軽にご連絡ください。
またここまで読んで、広報を自社でやるべきか、外注するべきか悩みが生まれた方は広報活動の外注化と内製化のメリット・デメリットも読んでみてください。外注と内製化どちらが正解というものはありませんが、現状の自社の状態と照らし合わせて考える材料にしてみてください。
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